Setup & Concept

Action list (GTD) = Tasks (Outlook)

Cette liste rassemble les prochaines "Next Action", i.e. des trucs qu'il est possible de faire sans se poser de question, ni sur le pourquoi, ni sur le comment.

Je me les crée sous la forme de tasks, ordonnées par projets.

Du coup, pas besoin de dossier "@actions".

Contexts (GTD) = Flags (Outlook)

Un contexte permet de classifier une action selon son contexte. Par exemple, @work, @home, @phone, ...

Je propose d'implémenter cette fonctionnalité à l'aide des flags d'Outlook, qui permettent de colorier un truc selon le follow-up qu'on veut lui donner. Pour faire ça: Name your colored quick flags sur l'aide en ligne microsoft.

Cependant je les abandonne a priori, puisque mon système n'est qu'une implémentation de mes tasks au boulot.

Projects (GTD) = Categories (Outlook)

Les projets sont des entités qui permettent de regrouper les tâches, en leur assignant une logique de plus haut niveau.

Par exemple, pour mon travail, l'intégration du système A avec le système B devient un projet.

Je définis donc une catégorie Outlook "Integration A / B" dans laquelle je rangerai tout ce qui a un rapport avec ce projet.

Un projet, c'est aussi un "desired outcome" et une liste de steps. Je prends le parti, pour chaque projet, de définir une mindmap faite avec freemind pour résumer tout ça. La mind map contiendra les steps déjà accomplis (avec un haken devant) et les steps à accomplir (c'est de là que je puise la next action related).

Problème: comment stocker cette mind map? Solution intermédiaire, à défaut de mieux pour l'instant: un dossier "projects" dans mon filesystem (ou sur la plateforme collaborative!) qui contient toutes les mind maps qui me concernent. Un lien vers ce dossier depuis outlook permet de s'y rendre rapidement.

Inbox (GTD) = Inbox (Outlook)

Si je reçois un mail, ça devient quelque chose pour lequel il faut que je décide ce que je dois en faire.

Idem, si à la maison je pense à quelque chose qui est en relation avec mon boulot, je m'envoie un mail vers l'adresse du boulot pour pouvoir me débarrasser de l'idée.

Je dois quitter l'habitude de consulter mes mails au boulot en permanence. Partir sur une tendance max. 3 fois par jour, de préférence. Sans quoi interruption du boulot en permanence.

Archive (GTD) = Dossier "reference" (Outlook)

Tous les mails que je reçois et que j'estime devoir garder sont rangés dans un dossier "reference", subdivisé en groupes selon le sujet.

Tickler (GTD) = Calendar (Outlook)

Le tickler d'Allen permet de se faire rappeler automatiquement des trucs important à une date donnée. Je l'implémente avec la fonction Calendar d'Outlook.

Calendar (GTD) = Calendar (Outlook)

J'y stocke les RDV avec les gens.

Inbox processing

  • Collection: automatique, si un truc me passe à l'esprit je m'envoie un mail à moi-même.
  • Pour chaque truc dans l'inbox, soit ça part à la poubelle, soit ça part dans le calendrier pour le reconsulter plus tard, soit ça part dans le dossier reference.
  • Si le mail nécessite une réponse, de 2 choses l'une: soit j'écris la réponse tout de suite, et c'est réglé, soit je me crée une tâche pour répondre au mail plus tard, en collant le mail comme PJ de la tâche. Je peux en profiter pour attacher les éléments que je pense devoir utiliser pour la rédaction du mail ultérieurement. Dans les deux cas, le mail disparait de l'inbox, mais une copie peut en être faite dans le dossier reference.
  • Quand j'écris un mail, et qu'il demande à quelqu'un de faire quelque chose, je me crée tout de suite une copie du mail dans mon dossier "@waiting". Ce dossier sera consulté chaque semaine pour le nettoyer (virer les mails pour lesquels j'ai reçu une réponse) et pour relancer les personnes desquelles j'attends quelque chose.
  • Je reçois un mail que j'identifie comme une réponse d'un @waiting, j'élimine le @waiting correspondant et je crée une tâche pour le next step du projet. Je mets à jour le projet si je l'ouvre pour chercher le next step.
  • Si le mail est une invitation ou une demande en RDV, je crée un RDV dans le calendar en drag-and-droppant le mail, et je le vire directement ensuite.

Tâches périodiques

  • Chaque jour, consulter le "calendar" pour savoir quels sont les RDV de la journée et me remettre les trucs reportés dans mon inbox (cf. inbox processing => ça repart dans le calendrier plus tard, à la poubelle, ou ça se fait processer)
  • Chaque semaine, revue du @waiting
  • Chaque semaine, revue des projects

Efficace avec Outlook

  • Nouvelle tâche: Ctrl-Shift-K